Innledning

Scanelec har stor fokus på personvern og gjeldende regler for behandling av personopplysninger.

Denne personvernserklæringen henviser til hvordan vi behandler personopplysninger vi samler inn, eller blir tilført av våre kunder eller leverandører i vår daglige virke. Dette i samsvar med EU regelverk for GDPR 2016/279 og Norsk personvernsopplysningslov.

Alle våre medarbeidere har fått nødvendig opplæring i vår rutine for behandling av personvernopplysninger i henhold til regelverket.  

Personopplysninger er opplysninger og vurderinger som kan knyttes til en identifiserbar enkeltperson som for eksempel navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse, IP- adresse, personnummer.

 

Behandlingsansvar

Daglig leder er ansvarlig for virksomhetens behandling av personvernopplysninger. Innsamling og behandling av opplysninger vil kunne bli delegert utført av medarbeidere i Scanelec, men ansvaret for at dette blir utført i henhold til regelverket ligger hos daglig leder.

 

Hvor hentes opplysningene fra og hvilke opplysninger samles inn? 

Personopplysninger som vi behandler er fra tilfeller der du har kontaktet oss eller vi har kontaktet deg i forbindelse med våre produktløsninger eller forespørsel rundt konkrete prosjekter. Dette via kontaktskjema på vår hjemmeside, epost direkte, telefon eller opplysninger gitt i et møte eller på en messe. Visittkort som blir overrekt personlig blir betraktet som et samtykke.

Det vil også kunne være personopplysninger om deg vi behandler i forbindelse med at du står oppført som kontaktperson/ ansvarlig for et prosjekt eller løsning vi ønsker mer informasjon om.

Videre vil vi behandle relevante personopplysninger for deg som er eller kan bli en leverandør av produkter og tjenester vi kjøper eller ønsker å kjøpe.

Følgende personopplysninger vil kunne bli samlet inn og behandlet

  • Navn
  • Tittel
  • Telefonnummer
  • Epost adresse

Vi vil også i noen tilfeller kunne behandle personopplysninger som kopi av kursbevis og identifikasjon fra ansatte hos våre leverandører av tjenester der det er påkrevd i forbindelse med en leveranse.

 

Behandling av personopplysninger

Selskapet Hatteland Solutions AS drifter Scanelec sine systemer på sine servere og oppbevarer dermed Scanelecs persondata. Samarbeidet er regulert av en databehandleravtale og Hatteland Solutions utleverer ikke opplysninger til tredjeparter.

 

Behandling av personopplysninger i vårt CRM system

For å ha et godt verktøy for oppfølging og kommunikasjon med våre kunder og leverandører i forbindelse med oppfølging av prosjekter og kontraktsforpliktelser, samt kjøp og salg av varer og tjenester, ønsker vi å ha en database med grunnleggende kontaktinformasjon.

Personopplysninger som ligger i CRM systemet blir fortløpende oppdatert når vi får opplysninger om endring i registrerte opplysninger. Vil en endring være årsak i at vi ikke har interesse av å ha registrert kontaktinformasjon lenger, vil den bli slettet. Videre har vi rutine for årlig gjennomgang av alle arkiverte personopplysninger i vårt CRM system, der all kontaktinformasjon som omhandler avsluttet kundeforhold skal slette.

 

Behandling av personopplysninger som kopi av identifikasjonspapir og kursbevis

Personopplysninger som omhandler bla. kopi av kursbevis og identifikasjon fra ansatte hos våre leverandører av tjenester der det er påkrevd i forbindelse med en leveranse, vil bli behandlet i mapper på vår server, der kun noen få personer i vår organisasjon har tilgang til mappene dette gjelder.

Denne informasjonen vil bli lagret så lenge det er en påkrevd, og vil så bli slettet. Vi vil kun innhente og behandle denne form for personopplysninger i samtykke med den personen dette gjelder.

 

Behandling av personopplysninger i vårt fakturasystem

Det vil også kunne være nødvendig å behandle personopplysninger i vårt fakturasystem i forbindelse med utsending av faktura. Registrerte opplysninger vil bli oppdatert ved endring, og slettet når opplysninger ikke lenger er relevant for utsending av faktura.

 

Behandling av personopplysninger for personell i Scanelec

Personopplysninger om våre ansatte blir behandlet og arkivert i vårt lønnssystem Visma Lønn og i personalmappen på vår server. Dette for å administrere lønn og personalansvar. Her vil det kun være personer i vår organisasjon med personellansvar som har tilgang. Opplysninger vil bli registret ved ansettelse og oppdatert ved evt. endring, og slettes så snart et arbeidsforhold opphører.

Våre ansatte skal gi samtykke om det blir lagt ut personopplysninger som for eksempel et bilde av dem på våre nettside. 

 

Jobbsøknader/ CV

Personopplysninger som vi blir tilført Scanelec i forbindelse med rekruttering blir behandlet og arkivert i mappe på vår server i rekrutteringsfasen. Det er kun personer i Scanelec med personalansvar som har tilgang til denne mappen. Opplysninger bli slettet så snart rekrutteringsprosessen er avsluttet, eller overført til personalmappen ved ansettelse. Samtykke skal da på nytt innhentes.

 

Behandling av personopplysninger i forbindelse med markedsføring utsendt per e-post

Scanelec har per i dag ingen markedsaktivitet som omhandler masseutsending av e-post for markedsføring (nyhetsbrev, invitasjoner etc.)

Om Scanelec på et senere tidspunkt skal kunne send ut nyhetsbrev, invitasjoner etc. må mottaker ha gitt sitt samtykke i å være oppført i vårt CRM for mottaker av denne type informasjon. Mottaker kan når som helst melde seg av og Scanelec vil da umiddelbart stopp utsending av denne type informasjon.

 

Samtykke og rettigheter

Generelt

Den det gjelder har til enhver tid rett til innsyn i de personopplysninger vi har registrert på vedkommende.

Man har rett til å kreve opplysninger endret, flyttet eller slettet.

Personopplysninger for oppfølging og kommunikasjon

Når vi registrerer personopplysninger som navn, stiling, telefonnummer og mailadresse i vårt CRM system for bruk til oppfølging og kommunikasjon vil den det gjelder automatisk bli varslet per e-post med info om vår personvernerklæring. Her vil man da har mulighet til å melde fra om at man ikke ønsker å være registret med personopplysninger i vårt CRM system.

For behandling og arkivering i andre systemer/ mapper skal det gis skriftlig samtykke på mail.

 

Personopplysninger for markedsføring utsendt per e-post

Mottaker må her gi sitt samtykke til at de ønsker å være mottaker av mail relatert til markedsføring (nyhetsbrev, invitasjoner etc). Relevante opplysninger som e-postadresse og kontaktinfo i kontaktliste for utsending av denne type informasjon lagres i vårt CRM system. Mottaker kan når som helst trekke gitt samtykke for mottakelse av denne type informasjon. Scanelec vil da slette registrerte opplysninger og stoppe utsending umiddelbart.

 

Utlevering til tredjepart

Personvernopplysninger som er samlet inn for vårt CRM system vil ikke bli utlevert til tredjepart. I de tilfeller hvor våre kunder (tredjepart i dette tilfelle) ønsker tilsendt personopplysninger fra våre leverandører av tjenester, så vil det omhandle opplysninger som da er påkrevd i forbindelse med håndtering av spesielle dokumenter eller ved utførelse av arbeid ute på anlegg. Personopplysninger vil da typisk være identifikasjonspapirer, kursbevis og generelle personopplysninger/ kontaktinformasjon. All utlevering av opplysninger vil være i samtykke med den dette gjelder.


Kontaktinformasjon

Ta kontakt med vår daglige leder dersom du har spørsmål eller ønsker mer informasjon om vår behandling av personvernopplysning.

Daglig leder: Remi Helland

E-post: remi.helland@scanelec.no

Telefon: +47 48 11 39 98

Scanelec AS

Orgnr.: 935 524 326
Tlf: (+47) 55 50 60 00
scanelec@scanelec.no

Leirvikåsen 43B
5179 Godvik
Bergen, Norway

Kontakt oss

Digitroll publiseringsløsning